Stappen
- Ga naar de link die je hebt ontvangen voor je event.
Registreer je op Hopin, dit is een persoonlijk account die je aanmaakt.
-Dit doe je eenmalig voor Hopin.
-Voeg ook een foto toe aan dat account!
- Bemachtig een ticket voor het evenement.
-Dit doe je voor elk nieuw evenement of testevenement in Hopin.
- Vul onderstaand gedeelte “informatie aanleveren” GEHEEL in.
Registratie en ticket bemachtigen
Belangrijk! Ben je al eerder geregistreerd, dan hoef je je enkel in te loggen. Per event bemachtig je eenmalig een nieuw ticket (ook wanneer je meerdere rollen hebt).
Zorg dat je je direct registreert en een ticket bemachtigt, wij hebben dit nodig voor de inrichting van het evenement
WEL: Google Chrome of Firefox (NIET Safari of Internet Explorer)
Ga naar de link die je hebt ontvangen voor je event, klik op tickets en daarna op ‘normaal ticket’ en klik op ‘check out’
Klik daar op Create account
Nu zie je op de plek van de tickets ‘you’re in’ en ‘add to calendar’, dan weet je dat je een ticket hebt gekocht. Ook kun je het evenement terugvinden bij ‘next events’ in je profiel (rechtsboven bij je initialen). Daarnaast ontvang je een email vanuit Hopin.
Scroll naar je initialen rechtsboven en klik op Profile. (Mochten je initialen er niet staan, log opnieuw in.)
Vul hier alle onderdelen zorgvuldig in. Dit wordt je online visitekaartje.
Als deelnemer hoef je geen informatie aan te leveren.
Wegwijzer door de online beurs
Controleer tijdig of je goede internetverbinding hebt. NEEM DE TIJD. Log niet lastminute in, neem hier ruim de tijd voor zodat je niet gestrest raakt.
WEL: Google Chrome of Firefox (NIET Safari of Internet Explorer)
Werkt je video en audio op je laptop? Test dit van tevoren.
Ga naar de link die je hebt ontvangen voor je event.
De rondetafel sessies komen 5 minuten van te voren online, je kunt ze dan pas zien. Echter is het wel slim om minimaal 15 min van te voren in te loggen zodat je rustig kan inloggen/rondkijken/tafel zoeken. Word je niet automatisch ingelogd, doe dit dan rechtsboven bij Log In. Belangrijk! Gebruik hetzelfde emailadres als tijdens je registratie/voorbereiding
Vanaf 5 minuten voor aanvang kan je de online beurs betreden via Enter Event. Was je al eerder op de pagina dan zie je ‘you’re in en ‘add to calander’ staan. Ververs deze dan vanaf dit tijdstip
Hierna kom je op de reception pagina (hoofdpagina). Klik aan de linkerkant op sessions en daarna op de rondetafel-sessie waaraan je gaat deelnemen.
Op het programma zie je op welk tijdstip je aan de beurt bent
Er kunnen 2 knoppen zichtbaar zijn: Participating of request permission. Wanneer je op participating kan klikken, klik daar op en je gaat direct live. Wanneer je niet op tijd een ticket hebt bemachtigd hebben wij je geen rechten voor toegang kunnen geven. Klik dan op ‘request permission’ en een van de andere deelnemers van de sessie zal je verzoek accepteren waarna je direct live gaat, tot die tijd staat er ‘waiting for approval’. Zorg dat je 15 minuten van te voren live bent, zodat je op tijd kan starten. Iemand toelaten in de sessie kan via de moderator panel links onder in beeld. Bezoekers hoeven niet toegelaten te worden, zij kijken anoniem mee en kunnen via de chat vragen stellen.
Afhankelijk van je browser zal je moeten goedkeuren of er gebruik mag worden gemaakt van de video en audio. Klik steeds op toestaan
Je kan een slide/presentatie tonen door je scherm te delen d.m.v. een icoon onderaan je scherm. Mocht er niks oppoppen, kijk dan links in je URL-balk of er schermdelen geblokkeerd zijn of controleer of je de browser Chrome of Firefox gebruikt.
Wil je een video tonen mét geluid dan kan dat met een andere applicatie: Loopback of VoiceMeeter. Deze kunnen het geluid van de video door Hopin sturen. Voor informatie moet je zelf naar deze websites gaan.
Zet de chatfunctie op session. Gebruik deze chat om te communiceren met bezoekers die naar de breakoutsessie komen kijken. Hier kunnen ook vragen van bezoekers op binnenkomen. Deze mag je beantwoorden, maar dat hoeft niet. Je kunt ook later contact opnemen met de deelnemer die de vraag stelde aangezien je zijn contactgegevens kunt inzien tijdens de beurs. Wanneer er een rood puntje staat, is er nieuwe activiteit.
Bij people kan je individueel chatten met personen naar keuze. Wanneer er een rood puntje staat, is er nieuwe activiteit.
Bezoekers kunnen hier luisteren naar de rondetafelsessie en eventueel vragen stellen via de chat.
Start precies op het in het programma aangegeven tijdstip. Zo verlies je geen kijkers.
Wanneer je een tijd niets hoeft te zeggen, zet je microfoon dan uit, zodat er geen ruis ontstaat
Alle schermen hebben dezelfde grootte. Door te dubbelklikken kun je een scherm groter/kleiner maken. Dit is een persoonlijke instelling. De moderator en bezoekers zien dit niet. Zij kunnen hetzelfde doen voor zichzelf.
Door op <| (uitvouwen) |> (invouwen) te klikken (naast “time left”) kun je de chat/poll omgeving kleiner maken, zodat je beeld groter wordt
Aan het einde van de rondetafel-sessie klik je op stop participating om de uitzending te stoppen
Stop op het in het programma aangegeven tijdstip. Attendeer de gespreksleider hier ook op
Helpdesk: Heb je vragen, dan kan je deze stellen in de Helpdesk, deze kan je vinden in sessions. Open dit in een nieuw tabblad.
Kijk bij ‘informatie aanleveren’ om je registratie te voltooien. Dit gebeurt door de organisator van de rondetafelsessie.
Tips en Tricks
Bereid samen je rondetafel-sessie goed voor, een online event is namelijk anders dan een offline event. Je ziet je publiek niet, dus denk na over hoe je dit publiek inspireert en boeit
Bespreek een topic die inspireert, en zorg dat je geen verkooppraatje houdt.
Ondanks dat je tegen een scherm praat is er wel publiek: ga rechtzitten, zet een glimlach op en straal energie uit
Meld je aan met hetzelfde emailadres als bij de registratie
Promoot in je netwerk wanneer je rondetafel-sessie plaatsvindt, zodat je bezoekers trekt
Wanneer je camera aan staat in je eigen sessie, kunnen aanwezige bezoekers al meekijken. Houd hier rekening mee.
Gespreksleider
Bedenk een onderwerp voor je rondetafel-sessie
Nodig deelnemers uit je netwerk hiervoor uit (totaal aantal aan tafel: minimaal 2 – maximaal 5), mocht je niemand in je netwerk kennen, kun je als volgt te werk gaan:
> Daarnaast zou je dit bericht ook op LinkedIn kunnen plaatsen met bijvoorbeeld de promovideo van het event, daarnaast zou je ook Wouter Truffino of Futureproof events kunnen taggen voor meer bereik.
Bereid de rondetafel-sessie samen voor, zodat je op de event dag een kwalitatief goede rondetafel-sessie neerzet.
Mocht je zelf de Gespreksleider niet willen zijn, wijs hier dan iemand voor aan.
Vul het formulier ‘informatie aanleveren’ (onder informatie aanleveren Rondetafel-sessie).
Bezoekers laten deelnemen terplekke wordt afgeraden. Je hebt maar kort de tijd, en anders ben je hier veel tijd aan kwijt en dat gaat ten koste van de kwaliteit.
Interactie mogelijkheden per onderdeel
Stage – Keynotes: Een online mogelijkheid om tijdens een 10 of 20-minuten durende “TED-talk” je verhaal te delen met bezoekers. Bezoekers kunnen hier enkel luisteren naar de sprekers en eventueel vragen stellen via de chat. Belangrijk: beantwoord enkel vragen wanneer daar tijd voor is en deze interessant zijn voor je keynote.
Sessions – Rondetafel-sessies: Een virtuele ronde tafel waarbij maximaal 5 tafelgasten kunnen deelnemen en 500 bezoekers live kunnen meekijken. Bezoekers kunnen hier luisteren naar de rondetafel-sessie en eventueel vragen stellen via de chat. Belangrijk! Beantwoord enkel vragen wanneer daar tijd voor is en deze interessant zijn voor de rondetafel-sessie.
Networking – 1-1 gesprekken: Een live videochat waarin je willekeurig nieuwe professionals ontmoet zodat je je netwerk uitbreidt. Hier kun je in gesprek gaan met (willekeurige) deelnemers. Je moet op Ready klikken om een gesprek te starten en wanneer je aan iemand gekoppeld bent op connect klikken om gegevens uit te wisselen (online businesscard) en het gesprek te starten; Een gesprek duurt tussen de 30 en 180 seconden: houd dit bij door bovenaan “time left” in de gaten te houden; Ben je al uitgepraat voordat er 180 seconden zijn verstreken, klik dan op leave bovenaan het scherm. Klik daarna opnieuw op ready voor een nieuwe connectie. Gebruik het volgende format voor maximaal resultaat: Wie ben je?; Wat doe je?; Waar kan de ander je me helpen?
Expo – Beursstand: Een virtuele stand om je bedrijf mee te promoten. Hier wordt de gehele dag een promovideo afgespeeld. Via de stands kun je op Ik ben geinteresseerd klikken en zo wordt er een online visite kaartje uitgewisseld! Via de chat is interactie tussen bezoeker en standhouder mogelijk! Ook kun je een persoonlijk videogesprek aanvragen via people.